Einführung ERP beim Mittelstand – eine Herausforderung

Viele mittelständische Unternehmen wären ohne Excel nicht lebensfähig, denn damit werden alle Daten vom Vertrieb über Einkauf, Warenein- & ausgang, Lager, Entwicklung, Konstruktion, Produktion/ Fertigung, Projektierung, Montage, Service, Ersatzteilwesen, Personalabteilung, Verwaltung, etc. bis hin zur Finanzbuchhaltung und dem Controlling erfaßt, verwaltet, aktualisiert und für die Steuerung des Unternehmens in Form von Auswertungen & Reports verwendet.

Aber – sind diese Daten wirklich aktuell und aussagekräftig? Kann damit ein Unternehmen langfristig am Markt bestehen und sich gegen die Konkurrenz durchsetzen? Bekommt die Geschäftsführung wirklich „die richtigen Kennzahlen und Informationen zum richtigen Zeitpunkt“, die sie für ihre Unternehmensstrategie und letztendlich für relevante Unternehmensentscheidungen benötigt? Welche Rolle kann Enterprise-Resource-Planning, oder auch kurz ERP, im Mittelstand spielen?

Leider zeigt die Praxis meist etwas Anderes. Daten werden bedingt durch „Insellösungen“ – jede Abteilung verwendet ihre eigenen Vorlagen - dezentral erfasst und mehrfach an unterschiedlichen Stellen im System abgelegt. Eine zentrale Pflege und Aktualisierung der Daten ist somit nicht gewährleistet und die Fülle der Datenleichen wächst stetig an. Bedingt durch das immer noch vorhandene Abteilungsdenken und die dezentrale Datenhaltung ist eine Konsolidierung der Daten für eine schnelle Auswertung der Kennzahlen in der Regel gar nicht oder oft nur auf Umwegen und mit sehr großem zeitlichen Aufwand machbar. Wichtige Unternehmens-entscheidungen werden dadurch verzögert und die Aufgabe des Controllings kann nicht in dem Maße durchgeführt werden, wie es notwendig wäre. Deshalb ist optimiertes ERP im Mittelstand ebenso nötig wie in großen Unternehmen.

Wie löst man nun dieses Problem? Funktioniert ERP im Mittelstand?

Alle Daten in einer Datenbank, eine fertige Softwarelösung, definierte Prozesse, Vorlagen, Auswertungen, Reports und das alles auf Knopfdruck und tagesaktuell. Wie einfach doch alles sein kann! Leider ist das ein Trugschluss. Ein ERP-System ist ein hilfreiches und hochkomplexes Werkzeug, das die jeweiligen Prozesse im Unternehmen gesamtheitlich mit Verantwortlichkeiten und definierten Schnittstellen abbildet. Um ein solch komplexes System zu integrieren, bedarf es vieler Vorarbeiten um das „richtige“ System auszuwählen, zu implementieren und im Unternehmen zu integrieren.
Und das Wichtigste dabei, was meist vergessen wird – die Mitarbeiter müssen die Einführung von ERP im Mittelstand mittragen und in die Entscheidungsprozesse sowie in das Projekt eingebunden werden - sonst scheitert solch eine Einführung.

Gesagt getan, ein fähiger Mitarbeiter wird als Projektleiter bestimmt und ist nun neben seinem Tagesgeschäft für die ERP-Einführung mit den einzelnen Phasen wie Bestandsaufnahme & Bewertung, Anforderungsmanagement, Prozessbeschreibung, Qualitätsmanagement, Analyse & Marktevaluierung, Recherche, Produktpräsentation, Auswahlprozess, Projektplanung, Risiko- und Krisenmanagement, Schwachstellenanalyse, Schnittstellendefinition, Definition der Workflows und Verantwortlichkeiten, Information und Dokumentation, Beratung des Managements und letztendlich für die Einführung des Systems verantwortlich.

Natürlich müssen auch noch die Aufgaben wie Workshops, Besprechungen, zahlreiche Telefonate und interne Abstimmgespräche, Protokolle, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Projektmanagement und die Koordination der Projektbeteiligten sowie der externen Dienstleister und sonstigen Beteiligten übernommen und zeitnah abgearbeitet werden. All das gehört mit zur Einführung von ERP – Mittelstand bzw. KMU bilden da keine Ausnahme. Und das alles neben dem Tagesgeschäft? Das Projekt wird scheitern.

Warum aber externe Unterstützung? Das kostet doch so viel Geld? Ein Projekt, das sein Ziel nicht erreicht, kostet Sie noch viel mehr!

Warum also ERP im Mittelstand extern beauftragen?

Ein externer Manager bringt Ihnen zu Projektbeginn das Know-how mit, das Sie sich erst hart erarbeiten müssen, was Sie in der Praxis Geld und Zeit kostet, abgesehen von der sinkenden Motivation der Beteiligten. Er unterstützt durch seine Erfahrungen, seine Vorgehensweise und durch die Professionalität, so dass die definierten Projektziele erreicht und Kosten, Zeit und Qualität transparent dargestellt werden können. Er ist nur für Ihr Projekt da, macht nichts anderes und konzentriert sich zu 100% auf seine Aufgaben als Projektmanager und Managementberater, um Ihre Interessen umzusetzen. Gerade für mittelständische Unternehmen bietet eine solche zusätzliche, temporäre Arbeitskraft eine ideale Lösung. Des Weiteren ist seine Neutralität, seine Loyalität dem Auftraggeber gegenüber und die nicht vorhandene „interne Spezlwirtschaft“ nur von Vorteil für das Projekt. Ihr externer Manager kümmert sich um die unangenehmen Dinge und hält Ihnen den Rücken für Ihre Kernaufgaben frei. Außerdem: Ein externer Kollege wird selten als Konkurrent von den internen Mitarbeitern gesehen, denn er verlässt ja nach Projektende wieder das Unternehmen. Dessen Status und Akzeptanz gegenüber Ihren Mitarbeitern wird ein interner selten bzw. nie erlangen.

Interim Manager von Bridge imp

Für ERP im Mittelstand kann ein Interim Manager aus all diesen Gründen ein echter Gewinn für Ihr Unternehmen sein. Zudem achtet Bridge imp bei Managern neben den nötigen Fachkenntnissen auch auf Soft Skills, um eine reibungslose und angenehme Interaktion zwischen Manager und Angestellten sicherzustellen.

Wenn ich mit diesen Zeilen nun Ihr Interesse geweckt habe und Sie überzeugt sind, das die Zusammenarbeit ein Gewinn für Ihr Unternehmen ist, dann stehen wir Ihnen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.