Externe Personal­beschaffung: Me­tho­den, Vor­teile & Heraus­forderungen

Übersicht: Alles zur Externen Personalbeschaffung auf einen Blick:

Externe Personalbeschaffung: Definition
Vorteile der externen Personalbeschaffung
Nachteile der externen Personalbeschaffung
Interne vs. externe Personalbeschaffung
Methoden der externen Personalbeschaffung
Checkliste externe Personalbeschaffung
Interim Manager als Lösung für kurzfristige Engpässe

Externe Personalbeschaffung: Definition

Die externe Personalbeschaffung umfasst alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen offene Stellen mit Fachkräften außerhalb der eigenen Organisation besetzen. Im Gegensatz zur internen Personalbeschaffung, die auf bestehende Mitarbeitende setzt, nutzt diese Methode externe Talentquellen, um den passenden Kandidaten zu finden.

Unternehmen greifen auf externe Personalbeschaffung zurück, wenn:

• spezifisches Know-how oder neue Fähigkeiten benötigt werden, die intern nicht vorhanden sind,
• die interne Personalbeschaffung den Bedarf nicht decken kann,
• das Unternehmen wachsen oder sich strategisch neu ausrichten möchte,
• eine Vakanz schnell besetzt werden muss, ohne interne Umstrukturierungen vorzunehmen.

Zur externen Personalbeschaffung gehören sowohl aktive als auch passive Rekrutierungsstrategien. Während aktive Maßnahmen wie Headhunting oder Social Media Recruiting gezielt Fachkräfte ansprechen, zielt die passive Personalbeschaffung darauf ab, Bewerber durch Stellenanzeigen oder Employer Branding auf das Unternehmen aufmerksam zu machen.

Der Erfolg der externen Personalbeschaffung hängt von einer durchdachten Strategie ab, die verschiedene Rekrutierungskanäle kombiniert, um die besten Talente für das Unternehmen zu gewinnen.

Vorteile der externen Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, insbesondere wenn interne Rekrutierungsmaßnahmen nicht ausreichen, um vakante Stellen mit den besten Talenten zu besetzen. Durch die gezielte Suche nach externen Fachkräften können Unternehmen neue Impulse erhalten, die Wettbewerbsfähigkeit steigern und strategische Lücken schließen.

Größerer Bewerberpool

Ein entscheidender Vorteil der externen Personalbeschaffung ist der Zugang zu einem breiteren Bewerbermarkt. Während die interne Personalbeschaffung nur eine begrenzte Auswahl bietet, ermöglicht die externe Rekrutierung eine größere Vielfalt an potenziellen Kandidaten mit unterschiedlichem Background und neuen Perspektiven.

Zugang zu neuen Fähigkeiten und Know-how

Neue Mitarbeitende bringen oft wertvolle Erfahrungen aus anderen Unternehmen oder Branchen mit. Dies kann insbesondere in spezialisierten Fachbereichen von Vorteil sein, in denen internes Wissen nicht ausreicht. Durch externe Rekrutierung können Unternehmen gezielt fehlende Kompetenzen ergänzen und Innovationen fördern.

Frischer Wind und innovative Impulse

Externe Mitarbeitende sind nicht in bestehende Strukturen und Denkweisen verankert. Dadurch können sie neue Lösungsansätze einbringen, zur Prozessoptimierung beitragen und festgefahrene Abläufe hinterfragen. Besonders in stark regulierten oder sich schnell wandelnden Branchen kann dies ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.

Vermeidung interner Konflikte bei Beförderungen

Interne Personalbeschaffung kann zu Spannungen führen, wenn Mitarbeitende sich übergangen fühlen oder interne Hierarchien auf den Prüfstand gestellt werden. Durch externe Rekrutierung wird dieses Konfliktpotenzial reduziert, da alle Bewerber von außen kommen und keine bestehenden Teamstrukturen durch interne Aufstiege beeinträchtigt werden.

Keine Kosten für interne Weiterbildungen

Während interne Beförderungen oft mit Weiterbildungsmaßnahmen verbunden sind, um Mitarbeitende auf neue Rollen vorzubereiten, entfällt dieser Aufwand bei externer Personalbeschaffung. Neue Mitarbeitende verfügen in der Regel bereits über die erforderlichen Qualifikationen, was Einarbeitungszeiten verkürzen und die Produktivität schneller steigern kann.

Nachteile der externen Personalbeschaffung

Während die externe Personalbeschaffung Unternehmen Zugang zu einem größeren Talentpool verschafft, bringt sie auch Herausforderungen mit sich. Insbesondere höhere Kosten, eine längere Einarbeitungszeit und das Risiko von Fehlbesetzungen sollten bedacht werden:

• Kostenfaktor: Recruiting-Maßnahmen wie Stellenanzeigen, Headhunter oder Recruiting-Events sind mit hohen Ausgaben verbunden. Auch längere Vakanzzeiten können die Produktivität beeinträchtigen.
• Einarbeitung & Integration: Neue Mitarbeitende müssen sich erst in Unternehmensprozesse und -kultur einfinden. Ohne ein strukturiertes Onboarding können Effizienzverluste entstehen.
• Passgenauigkeit & Fluktuation: Externe Talente bringen frische Ideen, müssen sich aber erst ins Team einfügen. Fehlbesetzungen können zu erneuten Kosten und einer höheren Fluktuation führen.
• Mitarbeiterbindung & interne Motivation: Interne Karriereschritte fördern oft eine langfristige Bindung. Wenn Unternehmen ausschließlich extern einstellen, kann dies Frustration bei bestehenden Mitarbeitenden auslösen. Eine transparente Personalstrategie hilft, Unzufriedenheit zu vermeiden.

Interne vs. externe Personalbeschaffung

Während die interne Personalbeschaffung darauf abzielt, vakante Positionen mit bestehenden Mitarbeitenden zu besetzen, konzentriert sich die externe Personalbeschaffung auf die Rekrutierung neuer Fachkräfte außerhalb des Unternehmens. Sie bietet einen erweiterten Talentpool, ermöglicht den Zugang zu spezialisiertem Know-how und bringt neue Perspektiven ins Unternehmen.

Die Entscheidung für externe Personalbeschaffung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn:

• intern keine geeigneten Kandidaten verfügbar sind,
• spezifische Fachkenntnisse benötigt werden, die im Unternehmen fehlen,
• neue Impulse und Innovationen gefördert werden sollen,
• eine schnelle Besetzung ohne interne Umstrukturierungen erforderlich ist.

Um die besten Talente zu gewinnen, stehen Unternehmen verschiedene Methoden der externen Personalbeschaffung zur Verfügung. Welche Strategien sind besonders effektiv? Unternehmen können dabei zwischen passiven und aktiven Maßnahmen wählen.

Methoden der externen Personalbeschaffung

Um externe Fachkräfte zu gewinnen, setzen Unternehmen entweder auf passive oder aktive Maßnahmen. Während passive Methoden wie Stellenanzeigen oder Employer Branding das Unternehmen für Bewerbende sichtbar machen, sprechen aktive Methoden gezielt potenzielle Kandidaten an. Je nach Position und Dringlichkeit kann eine Kombination beider Strategien sinnvoll sein.

Passive externe Personalbeschaffung

Diese Methoden zielen darauf ab, dass Bewerber das Unternehmen eigenständig finden. Dazu gehören:

• Stellenanzeigen in Print- und Online-Medien
  
• Veröffentlichung auf Jobbörsen, Karriereseiten oder in Fachzeitschriften
• Hohe Reichweite, aber abhängig von der Sichtbarkeit der Anzeige

• Nutzung von Bewerberdatenbanken
  
• Zugriff auf Kandidatenprofile, die bereits aktiv nach Stellen suchen
• Effektiv für zielgerichtete Kandidatensuche

• Initiativbewerbungen
  
• Qualifizierte Fachkräfte bewerben sich proaktiv beim Unternehmen
• Voraussetzung: Arbeitgeber muss als attraktive Option wahrgenommen werden

• Employer Branding
  
• Aufbau einer starken Arbeitgebermarke durch Unternehmenskommunikation
• Langfristige Positionierung als attraktiver Arbeitgeber in der Branche

Aktive externe Personalbeschaffung

Diese Maßnahmen zielen darauf ab, potenzielle Kandidaten gezielt anzusprechen:

• Direktansprache über Active Sourcing und Headhunting
• Gezielte Suche und Ansprache über Plattformen wie LinkedIn oder Xing
• Besonders effektiv für Fach- und Führungspositionen

• Social Media Recruiting
• Nutzung von Netzwerken wie LinkedIn, Xing oder X (Twitter) zur Talentgewinnung
• Möglichkeit, potenzielle Bewerber direkt zu kontaktieren

• Teilnahme an Jobmessen und Karriereveranstaltungen
• Direkter Kontakt mit Fachkräften, Studierenden und Young Professionals
• Unternehmen können sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren

• Kooperation mit Personalvermittlern und Zeitarbeitsfirmen
• Effiziente Lösung für schwer zu besetzende oder kurzfristige Positionen
• Reduzierung des administrativen Aufwands durch externe Unterstützung

• Mitarbeiterempfehlungsprogramme
  
• Bestehende Mitarbeitende empfehlen qualifizierte Kandidaten
• Oft mit finanziellen Anreizen verbunden, um Empfehlungen zu fördern

Die Wahl der passenden Methoden hängt von der Art der zu besetzenden Position, der Dringlichkeit der Einstellung und den verfügbaren Ressourcen ab. Eine Kombination verschiedener Maßnahmen kann den Erfolg der externen Personalbeschaffung erheblich steigern.

Checkliste externe Personalbeschaffung

Eine strukturierte Vorgehensweise ist entscheidend für eine effiziente externe Personalbeschaffung. Die folgende Checkliste hilft Unternehmen dabei, den Rekrutierungsprozess systematisch zu gestalten und qualifizierte Fachkräfte gezielt zu gewinnen.

1. Personalbedarf analysieren

• Welche Qualifikationen und Erfahrungen sind für die Position erforderlich?
• Ist die Position kurzfristig oder langfristig zu besetzen?
• Besteht eine Möglichkeit zur internen Besetzung, bevor externe Maßnahmen ergriffen werden?

2. Rekrutierungsstrategie festlegen

• Auswahl der passenden Methoden (passive oder aktive Personalbeschaffung)
• Definition der Zielgruppe und relevanter Recruiting-Kanäle
• Festlegung des Budgets für Recruiting-Maßnahmen

3. Stellenanzeige erstellen und veröffentlichen

• Erstellung einer präzisen und ansprechenden Stellenausschreibung
• Auswahl geeigneter Plattformen (Jobbörsen, Unternehmenswebsite, Social Media)
• Sicherstellung einer einheitlichen und professionellen Außendarstellung

4. Bewerbermanagement organisieren

• Einrichtung eines effizienten Bewerbungsprozesses (Bewerbermanagement-Software, zentrale Ansprechpartner)
• Sorgfältige Sichtung und Bewertung eingehender Bewerbungen
• Gezielte Ansprache qualifizierter Kandidaten durch Active Sourcing oder Headhunting

5. Vorstellungsgespräche und Auswahlprozess durchführen

• Planung und Strukturierung der Interviews
• Durchführung von Kompetenztests oder Assessments, falls erforderlich
• Einbindung relevanter Führungskräfte und Abteilungen in den Entscheidungsprozess

6. Einstellung und Onboarding vorbereiten

• Klärung vertraglicher Rahmenbedingungen und Gehaltsverhandlungen
• Erstellung eines strukturierten Onboarding-Plans für eine schnelle Einarbeitung
• Integration neuer Mitarbeitender ins Team und Vermittlung der Unternehmenskultur

Durch eine strategische und methodische Umsetzung lässt sich die externe Personalbeschaffung effizient gestalten. Die Kombination aus gezielten Recruiting-Maßnahmen, professionellem Bewerbermanagement und einem strukturierten Onboarding-Prozess trägt dazu bei, qualifizierte Fachkräfte langfristig an das Unternehmen zu binden.

Interim Manager als Lösung für kurzfristige Engpässe

Externe Personalbeschaffung deckt langfristige Bedarfe ab – doch was, wenn eine Position sofort besetzt werden muss? In solchen Fällen sind Interim Manager die beste Wahl.

Unternehmen können mit Interim Managern kurzfristig qualifizierte Fachkräfte einsetzen, um Engpässe zu überbrücken, Projekte zu steuern oder Übergangsphasen reibungslos zu gestalten.

Wann sind Interim Manager die beste Wahl?

Interim Manager sind besonders dann eine sinnvolle Option, wenn:

• eine Führungs- oder Schlüsselposition kurzfristig unbesetzt bleibt,
• spezielles Know-how für ein zeitlich begrenztes Projekt benötigt wird,
• ein Unternehmen sich in einer Restrukturierungs- oder Veränderungsphase befindet,
• eine längerfristige Rekrutierung zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde.

Vorteile von Interim Management in der externen Personalbeschaffung

Der Einsatz von Interim Managern bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

Sofortige Verfügbarkeit: Interim Manager sind meist innerhalb weniger Tage einsatzbereit und bringen direkt die erforderliche Fachkompetenz mit.

Flexibilität: Sie werden für einen begrenzten Zeitraum engagiert und können individuell an den Unternehmensbedarf angepasst werden.

Erfahrung und Expertise: Die meisten Interim Manager verfügen über langjährige Führungserfahrung und bringen Best Practices aus unterschiedlichen Branchen mit.

Keine langfristige Bindung: Da Interim Manager nur für einen festgelegten Zeitraum beschäftigt werden, entfallen langfristige Personalkosten und Verpflichtungen.

Effiziente Krisenbewältigung: Unternehmen können auf plötzliche Herausforderungen reagieren, ohne erst einen langwierigen Rekrutierungsprozess durchlaufen zu müssen.

Einsatzbereiche für Interim Manager

Interim Manager kommen in verschiedensten Unternehmensbereichen zum Einsatz, darunter:

• Geschäftsführung und C-Level-Management: Überbrückung bei Vakanzen auf höchster Ebene
• Finanz- und Controlling-Bereich: Unterstützung bei Restrukturierungen oder Finanzoptimierungen
• HR und Personalmanagement: Implementierung neuer HR-Prozesse oder Begleitung von Change-Projekten
• IT und Digitalisierung: Projektleitung für IT-Transformationen oder ERP-Implementierungen
• Produktion und Supply Chain Management: Optimierung von Produktionsprozessen und Lieferketten

Interim Manager ergänzen die externe Personalbeschaffung ideal, wenn kurzfristig Fachwissen oder Führungskompetenz benötigt wird.

Während externe Rekrutierung langfristige Personalbedarfe deckt, bietet Interim Management die nötige Flexibilität, um personelle Engpässe schnell zu überbrücken. Die Kombination beider Strategien ermöglicht es Unternehmen, qualifizierte Fachkräfte gezielt einzusetzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu stärken. Wenn Sie sich näher zum Thema Interim Management informieren möchten, schicken Sie uns gern eine Anfrage via Kontaktformular.

Eine durchdachte Personalstrategie, die externe Rekrutierung und Interim Management vereint, stellt sicher, dass Unternehmen jederzeit agil auf Veränderungen reagieren können.