Interim Manager vs. Externer Berater im ERP-Projekt

Eine ERP-System Einführung ist wie eine Bergbesteigung. Man braucht eine gute Planung, starke Nerven und jemanden, der den Weg kennt. Aber wer soll die Führung übernehmen? Gerne greifen Unternehmen hier auf externe Berater zurück, die mit der nötigen Fachexpertise den Prozess begleiten.

Warum Mittelstands-Unternehmen in diesem Fall auch die Option eines Interim Managers in Betracht ziehen sollten, schildert Steffen Heetfeld, Marketingleiter bei der e.bootis AG aus der Sicht eines ERP-Herstellers.

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Wann brauche ich Unterstützung für mein ERP-Projekt?

Bevor wir uns mit den Vor- und Nachteilen von Interim Managern in ERP-Projekten befassen, machen wir erst mal einen Schritt zurück. Woran erkenne ich eigentlich, dass ich Unterstützung benötige?

Eine ERP-Einführung ist kein Pappenstiel. Es betrifft nicht nur die IT-Abteilung, sondern zieht sich durch das gesamte Unternehmen. Neue Prozesse, neue Systeme und jede Menge Entscheidungen - das kann schnell überfordern.

Unterstützung kann hilfreich sein, wenn folgende Anzeichen zutreffen:

• Ihr internes Team ist bereits mit dem Tagesgeschäft voll ausgelastet.
• Die Expertise für eine ERP-Einführung fehlt oder ist veraltet.
• Aus den oben genannten Gründen verzögert sich der Start des Projektes, obwohl es strategisch priorisiert wurde.

Wenn einer oder mehrere dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen, dann kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung in Form eines Interim Managers oder eines externen Beraters als „Bergführer“ zu holen. Doch wer ist der bessere Partner für Ihr Projekt?

Externer Berater im ERP-Projekt: Schnelle Hilfe bei konkreten Fragestellungen

Externe Berater sind, wie der Name schon vermuten lässt, externe Experten, die häufig punktuell ins ERP-Projekt eingebunden werden. Sie lassen sich flexibel einsetzen – zum Beispiel nur für bestimmte Phasen wie die Anforderungsaufnahme, die Marktanalyse oder zur Begleitung einzelner Workshops.
Das ist besonders dann üblich, wenn gezielt Know-how ins Projekt geholt werden soll, ohne dauerhaft Ressourcen zu binden.

Vorteile eines externen Beraters:

1. Unabhängige Perspektive: Ein externer Berater kann Prozesse objektiv hinterfragen und leidet nicht unter Betriebsblindheit.
2. Flexibel einsetzbar: Ein externer Berater kann gezielt für einzelne Projektphasen engagiert werden. Zum Beispiel für die Anforderungsanalyse oder auch die Auswahl des richtigen ERP-Systems.
3. Spezialwissen: Der externe Berater hat oft tiefgehende Erfahrungen mit verschiedenen ERP-Systemen und kennt häufige Stolperfallen.

Nachteile eines externen Beraters:

1. Begrenzte Einbindung: Er bleibt ein Externer. Das bedeutet, dass der Berater nicht so tief in die Unternehmenskultur und Abläufe eintauchen kann wie ein Interim Manager.
2. Verfügbarkeit: Da Berater oft mehrere Projekte gleichzeitig betreuen, besteht die Gefahr, dass das eigene ERP-Projekt nicht immer priorisiert wird.

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Interim Manager im ERP-Projekt: Langfristige Unterstützung über alle Projektphasen

Ein Interim Manager ist ein erfahrener ERP-Experte, der für die Dauer des Projekts fest ins Unternehmen integriert wird. Er ist sozusagen ein interner Mitarbeiter auf Zeit, der sich intensiv mit den Strukturen und Herausforderungen des Unternehmens auseinandersetzt.

Interim Manager verfolgen einen langfristigeren Ansatz, da sie üblicherweise das Projekt von der Initialisierung über den Echtstart bis zu einem gewissen Punkt in der Optimierungsphase begleiten.

Vorteile eines Interim Managers:

1. Volle Fokussierung: 100 % auf das Projekt konzentriert, mit klarer Zielorientierung.
2. Erfahrener Sparringspartner: Bringt Best Practices aus früheren Projekten mit – und weiß, welche Fehler man sich sparen kann.
3. Vertrauensperson im Unternehmen: Wird intern eher als Teil des Teams wahrgenommen, wodurch echte Probleme offener angesprochen werden.
4. Langfristiges Denken: Ein Interim Manager bleibt über den gesamten ERP-Prozess hinweg im Unternehmen und kann die Übergangsphase nach der Einführung mitgestalten.

Nachteile eines Interim Managers:

1. Weniger breite Marktkenntnis: Da Interim Manager oft länger in einzelnen Projekten tätig sind, fehlt manchmal der Überblick über alle aktuellen ERP-Lösungen am Markt.
2. Systempräferenzen möglich: Wer ein System besonders gut kennt, neigt dazu, dieses eher zu empfehlen – auch wenn es nicht immer perfekt passt.

Tipp: Frühzeitig klären, wie offen der Interim Manager in der Systemauswahl ist – und welche Tools oder Kriterien er zur ERP-Evaluierung nutzt.

Unsere Einschätzung als ERP-Anbieter

Grundsätzlich haben wir in über 40 Jahren zahlreiche ERP-Projekte sowohl mit externen Beratern als auch Interim Managern zum Erfolg geführt.

Die Erfahrung zeigt aber vor allem eins: Projekte, die von einem Interim Manager oder einem klar definierten internen Verantwortlichen betreut werden, laufen überwiegend strukturierter ab.

Ohne eine zentrale Steuerung droht das ERP-Projekt zwischen den alltäglichen Aufgaben unterzugehen. ERP-Projekte sind vom Arbeitsaufwand nicht zu unterschätzen. Fehlt hier der Fokus, bezahlt man dies mit einer längeren Projektdauer und höheren Kosten. Interim Manager können hier einerseits viele Arbeiten abnehmen, andererseits wissen sie die Zeitressourcen der „wichtigen“ Projektmitglieder bestmöglich einzusetzen.

Die Gefahr von Endlosmeetings ohne Ergebnis wird deutlich verringert. Vielmehr verfolgt der Interim Manager ein systematisches Vorgehen, dass klar definiert, wer wann welche Entscheidungen treffen muss, damit das Projekt nach vorne geht.

Aus ERP-Anbieter Sicht profitiert ein Projekt auch immer von einem Ansprechpartner, der schon mehrere Umstellungen erlebt und geleitet hat. Es beschleunigt Prozesse und Entscheidungsfindungen deutlich, da Anforderungen gezielt von einer Person gesammelt und geordnet gegenüber den Anbietern kommuniziert werden.

Kann dieser Posten aus unterschiedlichen Gründen intern nicht besetzt werden, empfiehlt es sich in einen Interim Manager als ERP-Projektleiter zu investieren. Denn nichts kostet mehr als eine ERP-Einführung, die am Ende scheitert.