HR Shared Service Center im Mittelstand – Erfahrungen aus der Praxis

Der deutsche Mittelstand unterliegt heute ähnlichen Wettbewerbsbedingungen wie große Unternehmen. Daher rückt auch dieses Konzept des internen Outsourcings verstärkt in den Fokus. Viele mittelständische Unternehmer haben nach der Jahrtausendwende begonnen, standardisierte Prozesse von unterschiedlichen Unternehmensbereichen an eine zentrale Servicestelle zu übergeben. Die wichtigste Voraussetzung für den Erfolg des Shared Service Center im Mittelstand ist das unternehmerische Denken und das Beachten anderer grundlegender Prinzipen marktorientierter Unternehmen.

HR Shared Service Center im Mittelstand

Welche Schritte sind für die Einführung eines Shared Service Systems im Mittelstand wichtig? Nach dem Ausloten der Gegebenheiten sind genau drei Projektschritte nötig, die wir für Sie kurz zusammengefasst haben:

1. Schritt: Welche Vorarbeiten sind zu leisten bzw. müssen initiiert werden:
Welches Zielbild habe ich vor Augen? Wie soll mein Shared Service Center – an den Mittelstand angepasst – aussehen? Welche Funktionen, Aufgaben und Kompetenzen sind dort in der Zukunft vereint? All diese Fragen sollten Sie schon frühzeitig klären. Ratsam wäre hierfür die 3 Säulenorganisation nach Dave Ulrich im Blick zu behalten, der zufolge das HR Business in 3 Teile gegliedert ist. Das Center of Expertise ist für die Entwicklung und Steuerung moderner Personalprozesse und -instrumente verantwortlich. Während die HR-Business-Partner für die Beratung und Unterstützung der Führungskräfte zuständig sind. Und zuletzt fungiert das Shared Service Center zur Abwicklung von Basisprozessen und Standardfragen von Mitarbeitern. Diese Bereiche bedingen sich zum Teil gegenseitig.

Um das Zielbild zu ergänzen, sollten alle organisatorischen Prozesse der einzelnen Personalabteilungen durchleuchtet und auf zukünftige Gültigkeit und Anwendbarkeit im Shared Service Center für den Mittelstand geprüft werden.

2. Schritt: Informationen/ Konzept- oder Kernphase:

In der zweiten Phase, der Konzeptphase, liegt der Fokus auf unternehmerischen Entscheidungen, um ein erfolgreiches Shared Service Center im Mittelstand zu etablieren. Hierbei sind vor allem transparente Prozesse entscheidend – ganz gleich, ob es sich dabei um Informationen an die Betriebsvertretung oder an die Mitarbeiter handelt. Zudem muss ein Projektteam unter Einbeziehung des Betriebsrates berufen werden, dessen Aufgabe die Erstellung eines Projektplans sowie dessen Umsetzung in genauer Zeitfolge ist. Außerdem ist eine detailierte Aufwandsplanung essentiell; ein Soll - Ist Vergleich (quantitativ – qualitativ) ist äußerst sinnvoll.

Der Rahmen des Shared Service Centers im Mittelstand muss hier gesetzt werden. Organisation, Prozesse, Technologie – diese Bereiche müssen festgelegt werden. Wichtige Themenbereiche hierfür sind:

• Kommunikationswege und -kanäle
• Zentrales und dezentrales Arbeiten mit Personalakten (E–Akte)
• Leistungskatalog des SSC mit definierten Schnittstellen
• Prozesshandbuch erstellen und anpassen

3. Schritt: Umsetzung:

Beim dritten Schritt, der Umsetzung, ist es besonders wichtig, stufenweise vorzugehen und sich genau an den Projektplan zu halten. Dabei gibt es genau zwei mögliche Vorgehensweisen: Die Veränderungen der Prozesse werden direkt bei der Übernahme vorgenommen oder die Übernahme erfolgt 1:1 und die Veränderungen folgen erst später. Zudem wird das eigene Leistungsspektrum erweitert, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Die häufigsten Gründe für das Scheitern des Shared Service Centers im Mittelstand

Das Scheitern eines Shared Service Center liegt mit Einschränkungen an sechs KO-Kriterien:

• Durch Abgabe von Aufgaben an das SSC wird ein „Verlust des Arbeitsplatzes suggeriert“
• Die beteiligten Mitarbeiter werden nicht „mitgenommen“
• Schnelle, überhastete und druckvolle Umsetzung der Zeitschiene
• Keine betriebliche Informationspolitik!
• Fehlendes Konzept der Umsetzung 
• Keine Einbeziehung des Betriebsrates

Fazit

Wenn die meisten Themenbereiche, wie Payroll, Recruiting, Bonuszahlungen und Fixgehalt, Urlaub, Austritt, Reporting und Zeitwirtschaft, etabliert und im Business akzeptiert sind, kann das Serviceangebot erweitert werden. Die langfristigen Vorteile eines Shared Service Centers im Mittelstand liegen für HR und dem Unternehmen auf der Hand:

• Einheitliche Vorgehensweise an allen Standorten bei personalpolitischen Prozessen
• Besseres Controlling der Zentralabteilung bei der Umsetzung aller HR-Themen an den Standorten durch die HR Business-Partner
• Ansprechpartner vor Ort sind auch wirkliche Servicemitarbeiter – Stärkung des Aufgabengebietes – Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Eine Vertretungsregelung innerhalb des SSC durch Job-Rotation ist optimal
• 100 % SAP- Einsatz wurde zur optimalen Gestaltung des SSC benötigt (Thema: ORG-Management, Talentmanagement usw.)
• Einheitliche Personalentwicklung im Unternehmen
• Verbesserter Informationsfluss zwischen den HR Abteilungen vor Ort und der Zentrale durch den ständigen Austausch zwischen SSC und HR Business-Partnern
• Einheitliche Vorgabe und Umsetzung der ISO 16949
• Einheitliche Bewertung der Arbeitsplätze, der Entgeltfindung, Struktur und Vertragsgestaltung
• Corporate Identity = Formulare, Verträge, Präsentationen und Handlungen 

Sie würden gerne mehr zum Thema Shared Service Center erfahren? Dann schreiben Sie uns jederzeit eine E-Mail info@bridge-imp.com oder rufen Sie an +49 89 32 49 22-0!