Ist auch Ihre Jahresabschluss-Erstellung ein ewiger Marathon?

Einen Jahresabschluss erstellen bedeutet für viele Mittelständler einfach zu viel Stress und zeitlichen Aufwand. Das gefährdet Bonität und Glaubwür­digkeit des Unternehmens. Laut Interim CFO Udo Seidel, Experte in der Erstellung von Jahres­abschlüssen, bedarf es der Optimierung von Informationen, Prozessen sowie Systemen im Unternehmen, um diesen Prozess zu beschleunigen.

Personelle Engpässe häufiger Grund von Verzug

In mittelständischen Unternehmen ist oftmals nur eine Person für die Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlich bzw. nur diese eine Person verfügt über die erforderliche Fachkompetenz. Das liegt zum einen daran, dass nur begrenzte personelle Kapazitäten vorhanden sind, zum anderen wird das Know-how nicht im Team geteilt – es entsteht eine Silofunktion. Das Ergebnis ist oft, dass sich der Jahresabschluss in mittelständischen Unternehmen bis März/ April hinziehen kann.

Mangelnde Kommunikation & Koordination erschweren eine akkurate Prognose

Für viele Unternehmen ist es eine große Herausforderung in maximal 1-2 Wochen nach Geschäftsjahresende das Jahresergebnis zuverlässig abschätzen zu können. Häufig scheitert es an einer unzureichenden internen Kommu­nikation, denn die notwendigen Zahlen müssen von allen Beteiligten im Unternehmen geliefert werden, um ein möglichst genaues Geschäfts­jahresergebnis zu berechnen. Weitere Hürden bei der rechtzeitigen Erstellung des Jahresabschlusses sind eine unzureichende Dokumentation zur Ermittlung der Vorjahreswerte.

Verzögerungen führen zu Abweichungen zwischen Prognose & Ist-Ergebnis

Zudem kann eine große zeitliche Diskrepanz zwischen der Ergebnisprognose und der Ergebnisfeststellung durch den Wirtschaftsprüfer zu massiven Abweichungen zwischen Prognose und Ist-Ergebnis führen. Eine extern kommunizierte Prognose müsste korrigiert werden und würde die Glaubwür­digkeit des Unternehmens stark beeinträchtigen. Ziel sollte es sein, bereits 1-2 Monate vor Geschäftsjahresende in Zusammenarbeit mit dem Controlling eine zuverlässige Prognose für das Jahresergebnis erstellen zu können.

Eine vernünftige Ergebnisprognose ist die Grundlage, um eine intelligente Ergebnispolitik betreiben und somit Einsparungen am Unternehmensergebnis erzielen zu können. Zudem gilt es, alle finanziellen Risiken so präzise wie möglich zu bewerten und die Mitarbeiter aus anderen Fachbereichen für die Erfor­dernisse des Jahresabschlusses zu sensibilisieren.

Ein Interim CFO verfügt über umfangreiche Erfahrung

Temporäre CFOs bringen weitreichende Erfahrung zur Erstellung von Jahres­abschlüssen mit und kennen die Herausforderungen der Abschluss­erstellung. Zudem ist der Manager auf Zeit kurzfristig verfügbar und kann das Unternehmen durch die kritische Phase navigieren. Er gibt sein Wissen in dieser begrenzten Zeit an die internen Mitarbeiter weiter und verlässt dann das Unternehmen nach erfolgreichem Projektabschluss wieder.

Ein Interim CFO kann auch Teil einer Stellvertretungsstrategie für Unternehmen sein. Insbesondere bei strategisch wichtigen Prozessen und Projekten, wie der Jahresabschluss, empfiehlt es sich, ein personelles Backup bereitzuhalten. So kann das Unternehmen das Risiko des Ausfalls seiner Key Player oder den Verzug des Jahresabschlusses minimieren und jederzeit kurzfristig auf einen externen Stellvertreter zurückgreifen.

Wirtschaftsprüfer schätzen Arbeit von Interim CFOs

Ein weiterer Vorteil beim Einsatz eines Interim Finance Manager ist, dass er den gesamten Prozess des Jahresab­schlusses - von der Bilanzerstellung bis hin zum Prüfungsabschluss durch die Wirtschaftsprüfer - abdecken kann. Durch seine Objektivität und Erfahrung wird der externe Manager von den Wirtschaftsprüfern als Profi beim Erstellen eines Jahresabschlusses angesehen, somit seine Bilanzerstellung respektiert und oftmals weniger in Frage gestellt.

Struktur und etablierte Standards bilden die Basis zur Erstellung eines Jahresabschlusses

Durch die Ausarbeitung eines strukturierten Projektplans für den Jahres­abschluss schafft der externe Manager für alle Beteiligten einen roten Faden, mit dem das Projekt ‘Jahresabschluss‘ pünktlich fertig gestellt werden kann. Dieser Projektplan dient auch als Basis für eine Aufgabenneuverteilung im Team. Der Interimer definiert Dokumentationsstandards und hält Änderungen nach, auf die Mitarbeiter im Bereich Finance & Controlling beim nächsten Jahres­abschluss zurückgreifen können. Diese Standards steigern einerseits die Transparenz und Geschwindigkeit der JA-Erstellung, anderseits schaffen sie klare Verantwortlichkeiten im Team.

Interim Manager überbrücken Vakanzen oder konzentrieren sich auf konkrete Projekte

Der Interim Manager kann in zwei Konstellationen Nutzen stiften – einerseits als Projektabwickler im Finance- und Controlling-Bereich, andererseits im Rahmen einer Vakanzüberbrückung. Im ersten Fall kann der Kunde durch den Einsatz eines Managers auf Zeit zusätzliche Projekte abwickeln, ohne nachhaltig Kapazitäten aufbauen zu müssen. Im letzteren Fall vermeidet der Kunde einen ‚Stillstand‘ im F&C-Bereich, der häufig im Durchschnitt bis zu 6-9 Monaten (inkl. Einarbeitungszeit) andauern kann.

Udo Seidel reduzierte Jahres- & Monatsabschluss­zeiten in der Vergangenheit um bis zu 50%

Das Erfolgsgeheimnis hierbei war die Erstellung eines gut durchdachten Projektplans, sowie das konsequente Nachhalten und Umsetzen dieses Plans. Udo Seidel ist seit zwei Jahren als Interim Finance Manager tätig und hatte davor diverse Managementfunktionen im Bereich Finance & Controlling. Sein Fokus liegt auf steuerungsrelevanter Transparenz und nachhaltiger Effizienz:

Ist auch bei Ihrem Jahresabschluss-Marathon noch kein Ziel in Sicht?

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