Projektassistenz im Interim Management als Entlastung

Interim Manager kommen meist in Krisenfällen oder im Rahmen von Projektarbeit zum Einsatz. Sie sind Spezialisten, die vor allem dann gebraucht werden, wenn das bestehende Management anstehende Aufgaben nicht alleine lösen kann oder will.

Der Einsatz einer externen Fachkraft auf Zeit bietet zunächst natürlich großartige Chancen: Die Kombination aus Erfahrung, Kostentransparenz und minimaler Einstellungs- und Kündigungsformalitäten macht Interim Manager für viele Verantwortliche zur ersten Wahl, wenn es darum geht, vakante Posten zu besetzen. Unterstützend kommt dabei die Projektassistenz im Interim Management zum Einsatz.

Projektassistenz für Interim Management zur Entlastung bei administrativen Aufgaben

Enormer administrativer Aufwand und operative Anlaufschwierigkeiten, die nicht selten durch mangelhafte Kommunikation hervorgerufen werden, stellen auch für erfahrene Interim Manager eine große Herausforderung dar.

Viele Unternehmen stellen ihren Interim Managern deswegen inzwischen eine professionelle Projektassistenz zur Seite, die das Interim Management in administrativen Aufgaben unterstützt.

Zu den typischen Aufgaben einer Projektassistenz im Interim Management gehört also die Projektverwaltung. Der Projektassistent ist zunächst verantwortlich für das „Who-is-Who“ des Projekts. Außerdem legt er in Abstimmung mit dem Projektmanagement die Kommunikationsmittel fest. Er hat den Überblick über Softwarelizenzen und Zugangscodes und ist somit der erste Ansprechpartner für Projektmitarbeiter.

Auch nimmt die Projektassistenz dem Interim Management Controlling-Aufgaben ab. Sie überwacht Personalressourcen und entscheidet gemeinsam mit der Projektleitung über den Einsatz externer Spezialisten. Auch bei der Kostenplanung kann ein Projektassistent eine großartige Unterstützung für den Projektleiter sein.

Wird es vom Projektmanagement gewünscht, kann die Projektassistenz dem Interim Management auch die Vorbereitung und Planung von Projektmeetings abnehmen. Gemeinsam mit der Projektleitung erstellt sie die Agenda, verschickt Einladungen und erstellt Präsentationen. Im Meeting kann sie je nach Wunsch des Projektmanagers die Moderation übernehmen oder Protokoll führen. 

Projektassistenz als kommunikative Schnittstelle im Projekt

Die Projektassistenz ist dafür verantwortlich, Beschlüsse des Projektmanagements an das Projektteam zu kommunizieren. Sie stellt außerdem sicher, dass die kommunizierten Beschlüsse eingehalten werden. Ein Projektassistent muss also ein Wadenbeißer sein, gleichzeitig jedoch auch über die nötigen Social Skills verfügen.

Wie bereits beschrieben, fungiert die Projektassistenz auch als Anlaufstelle für Projektmitarbeiter. Sie filtert Anfragen nach Priorität und leitet nur diejenigen, die sie nicht selber bearbeiten kann, an den Projektmanager weiter.

Bessere Ergebnisse und niedrigere Kosten in kürzerer Zeit durch Projektassistenz im Interim Management

Durch die Unterstützung der Projektassistenz kann sich das Interim Management auf die wesentlichen Dinge konzentrieren: Ohne die administrative Belastung werden wichtige Entscheidungen schneller und präziser getroffen. Das Risiko teurer Fehlentscheidungen sinkt also ebenso wie Zusatzkosten durch Überstunden. Gleichzeitig wird das Risiko von Burnout im Projektmanagement minimiert.

Die Tagessätze einer Projektassistenz sind außerdem deutlich niedriger als die eines Projektmanagers. Der Einsatz einer Projektassistenz im Interim Management rentiert sich also mehrfach.

Fazit

Der Einsatz einer professionellen Projektassistenz im Interim Management bietet zahlreiche Vorteile. Das Projektmanagement wird von administrativen Aufgaben entlastet und die Kommunikation im Projekt wird verbessert. Davon profitiert nicht nur die Projektleitung, sondern auch das Projektteam.

Dies kommt letztendlich dem Projekt zugute, was einen früheren Projekterfolg bedeutet, während gleichzeitig die Kosten sinken. Das Ergebnis ist eine Win-Win-Win-Situation. Wenn auch Sie Bedarf an Interim Managern haben: Jetzt in Kontakt treten und den passenden Kandidaten erhalten!