Projektcontrolling KMU – Mehrwert oder Ressourcenverschwendung?

Projektmanagement und Projektcontrolling sind keinesfalls nur für große Unternehmen relevant, denn auch in KMU sind circa 40% der Arbeitsabläufe projektwirtschaftlich organisiert [vgl. Fachseminar Projektmanagement im Mittelstand – Hans-Ulrich Leins (2011)]. Metaphorisch kann das Projektcontrolling mit dem Fahren eines modernen Autos, welches einen komplexen Bordcomputer besitzt, verglichen werden. Es werden zahlreiche Parameter abgefragt und kontrolliert, dem Fahrer werden aber nur eine geringe Anzahl davon zur Verfügung gestellt, zum Beispiel die Geschwindigkeit oder die Drehzahl. Analog dazu gilt das auch für die Projektleitung, sich auf diejenigen Zahlen zu konzentrieren, welche dem Unternehmen bzw. der Unternehmensleitung einen Mehrwert bieten und bei denen es sinnvoll ist, sie zu verfolgen.

In vielen Unternehmen fehlt es aber an der nötigen Wertschätzung für Projektcontrolling – KMU begründen dies zum Beispiel dadurch, dass der Nutzen sowie die Kosten für ein umfassendes Projektcontrolling nur schwer quantifizierbar sind. Doch sind diese Zweifel gerechtfertigt?

Projektcontrolling KMU – kein rausgeschmissenes Geld

Es ist durchaus nicht einfach, den exakten monetären Nutzen des Projektcontrollings zu quantifizieren, jedoch ist in der Regel zu beobachten, dass die Unterstützung durch einen Projektcontroller zu einem geringeren Aufwand und einer Reduktion der Projektdauer führt. Insbesondere bei komplexen, kosten- und arbeitsintensiven Projekten, zum Beispiel im Anlagenbau, ist ein effizientes und professionelles Projektcontrolling – KMU sind hier genauso betroffen wie Großunternehmen – von großem Nutzen. Es ist kein Geheimnis, dass bei derartigen Projekten die tatsächlichen Ressourcen häufig zu niedrig eingeschätzt werden und die anfängliche Planung regelmäßig über den Haufen geworfen wird. Ein systematisches Projektcontrolling kann dies verhindern – oder zumindest abschwächen und rechtzeitig vor Engpässen warnen. Es gibt aber einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit ein erfolgreiches Projektcontrolling überhaupt stattfinden kann. Diese sind:

• Transparente und nachvollziehbare Zielplanung
• Erfassen wesentlicher Kennzahlen
• Planungsstrukturen, die mit den späteren Abfragestrukturen übereinstimmen
• Offene Unternehmenskultur und Kommunikation

Da in KMU Routineprozesse häufig weniger strukturiert ablaufen als in vielen Großunternehmen, kann auch die Einführung eines funktionierenden, übertragbaren Projektcontrollings eine Herausforderung darstellen. Es kann daher hilfreich sein, auf externes Know-how zurückzugreifen, um ein Projektcontrolling in KMU zu etablieren.

Interim Management im Projektcontrolling für KMU

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