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Herausforderungen während der ERP-Einführung

25.05.2022, von Gastautor

Mit der Implementierung eines ERP-Systems ist es möglich, alle Prozesse in Ihrem Unternehmen komplett zu verändern und zu optimieren – vorausgesetzt, Sie gehen es richtig an. Denn für eine erfolgreiche ERP-Einführung ist wichtig, dass Sie strategisch und mit Plan an Ihr Vorhaben herangehen.

Die folgende Liste zeigt, welche Versäumnisse dazu führen können, dass die Implementierung in Ihrem Unternehmen nicht vorankommt oder gar komplett scheitert:

Sie haben keinen festen Projektleiter.
Ziele sind nicht eindeutig definiert.
Ihr IT-Leiter oder -Team verfügt nicht über notwendige Kompetenzen.
Der Zeitpunkt oder Zeitrahmen ist ungünstig gewählt.

Wir geben Ihnen einen Überblick darüber, was Sie für einen gelungenen Start einer Enterprise Ressource Planning Software beachten müssen. Auch zeigen wir Ihnen, warum es sinnvoll ist, ein ERP-Projekt direkt von einem Profi wie einem Interim Manager betreuen zu lassen.

ERP-Einführung in 9 Schritten

Vorbereitung und Ist-Analyse

Zunächst erfassen Sie die aktuellen Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen und wie sie miteinander verknüpft sind. In einem Lastenheft dokumentieren Sie dann den Ist-Zustand. Damit stellen Sie sicher, in der ERP-Software alle gewünschten Prozesse abzubilden.

Zieldefinition

Formulieren Sie ein Ziel und legen Sie fest, wie die Abläufe nach der Einführung des ERP-Systems aussehen sollen und welche Kennzahlen und Daten Ihnen wichtig sind. Ergänzen Sie diesen Soll-Zustand im Lastenheft.

Teamauswahl

Um eine neue ERP-Software einzuführen, benötigen Sie ein Team, das von Anfang bis Ende die Implementierung in die Hand nimmt. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter für die Einführung nicht nur fachliches Wissen, sondern auch viel Zeit mitbringen. Da diese in den meisten Unternehmen ein knappes Gut ist, sollten Sie über einen externen Dienstleister nachdenken, der Sie unterstützt. Ein Experte auf diesem Gebiet steht Ihnen bei jedem Schritt kompetent zur Seite.

Konzepterstellung

Legen Sie fest, innerhalb welcher Zeit das Projekt erfolgen und bis wann es abgeschlossen sein soll. Unterschätzen Sie den Aufwand und die Projektdauer nicht! Zu unrealistische Zielsetzungen führen schnell dazu, dass Sie sich zu viel Druck machen und dem Projekterfolg letztendlich schaden. Überlegen Sie sich unbedingt, ob Sie das Vorhaben in die Hände eines ERP-Managers legen.

ERP-Manager

Ein erfahrener ERP-Manager unterstützt Sie bei dem Projekt. Mit seiner Erfahrung und seinem Fachwissen kennt er typische Fehler und weiß ganz genau, worauf zu achten ist. Er hat den Zeitrahmen und das Budget im Blick und kümmert sich um den kompletten Ablauf.

Datenübertragung

Importieren Sie alle bestehenden Daten in das neue ERP-System. Dabei ist auf eine gute Datenqualität zu achten, um eine reibungslose Übertragung zu gewährleisten. Sinnvoll ist, diese vorab zu bereinigen. Dabei werden zum Beispiel Duplikate und lückenhafte Daten zusammengeführt (Datenfusion).

ERP-Systemkonfiguration

In einem nächsten Schritt müssen Sie Ihre ERP-Software auf die Erfordernisse Ihres Unternehmens einstellen. Dazu gehören Grundeinstellungen und individuelle Anpassungen. Entweder Sie arbeiten direkt mit Ihrem Anbieter zusammen oder Sie übergeben auch hier die Aufgabe an einen Experten.

Systemeinführung

Ist der technische Teil der Arbeit erledigt, muss das System in der Belegschaft eingeführt werden – beispielsweise in Form einer Mitarbeiterschulung. Beginnen Sie damit, Ihre Angestellten mit den grundlegenden Funktionen des Systems vertraut zu machen. Damit schaffen Sie das Fundament für die optimale, tägliche Nutzung.

System-Testung und Optimierung

Mit einem Testlauf prüfen Sie, ob alle Prozesse einwandfrei funktionieren. Damit stellen Sie sicher, noch vor dem ersten Einsatz auf etwaige Störungen reagieren zu können.

Ausblick auf SAP S/4 HANA

Eine Möglichkeit für eine ERP-Software ist z. B. die Echtzeit-ERP-Software SAP S/4 HANA. Sie vereinfacht Ihre Geschäftsprozesse und hilft, den Anforderungen von Industrie 4.0 wie Geschwindigkeit, Innovation und Individualität gerecht zu werden. Wenn Sie richtig eingeführt wird, ist sie sehr leistungsfähig und intuitiv zu bedienen.

Viele Unternehmen nutzen SAP S/4 HANA, um ihre Prozesslandschaft endlich vollständig zu digitalisieren. Mit mehr Schnelligkeit und Flexibilität arbeiten sie so effektiv und effizient. Nutzen Sie bereits SAP R/3, kommen Sie zukünftig nicht um einen Wechsel herum, da SAP die Wartung und Weiterentwicklung nur noch bis 2027 fortführt.

Fazit

Die ERP-Einführung ist ein Projekt, das nicht über Nacht passiert. Es braucht Fachwissen, Zeit und vor allem Leitung. Wenn Sie kurz davor stehen und die Umsetzbarkeit noch ungewiss ist, helfen wir Ihnen mit der Vermittlung eines Interim Managers als Experte im Bereich ERP-Management gerne weiter. Er übernimmt die Führung des Projekts und stellt eine erfolgreiche Umsetzung sicher. Nach dem Projektende und einer geordneten Übergabe verlässt er Ihr Unternehmen wieder. Auch wenn Sie über einen Wechsel – z. B. zu SAP S/4 HANA – nachdenken und sich Unterstützung von einem Profi wünschen, kontaktieren Sie uns gerne via Email an info@bridge-imp.com oder rufen Sie unter +49 89 32 49 22-0 an!

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